Microsoft Excel 2007 - это прикладная программа, входящая в пакет программ Microsoft Office 2007. Программа Excel 2007 предназначена для обработки информации с помощью электронных таблиц. Электронная таблица - инструмент для решения планово - финансовых, бухгалтерских и инженерных задач. Excel 2007 часто называют не редактором, а табличным процессором. Итак, Excel 2007 - это приложение, предназначенное для создания и редактирования электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных. Электронные таблицы - это рабочие листы, из которых состоит рабочая книга Excel.
Электронная таблица – это электронная матрица, состоящая из строк и столбцов. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки с уникальными именами (состоящими из номера строки и имени столбца). Именно ячейки являются основным элементом электронной таблицы. В ячейки могут вводиться данные, на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
К обработке данных в электронных таблицах относится:
• проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в Excel;
• построение диаграмм;
• обработка данных в списках Excel (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);
• решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и т.д.);
• статистический анализ данных (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").
Итак, Excel является приложением, которое имеет различные инструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронных таблиц. При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая чистая рабочая книга с именем «Книга1». Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая левой кнопкой мыши на ярлыки, расположенных в нижней части окна. При необходимости в книгу можно добавить, переименовать или удалить рабочие листы (Рис. 32).
Рис. 32 Окно приложения Excel с открытым рабочим листом «Лист 1» и выделенной ячейкой с именем “F5”
Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг в Excel 2007 имеют расширение xls или xlsx. Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей (Рис. 32, Рис. 33):
1. Кнопки Office
2. Панели быстрого запуска
3. Ленты
4. Строки формул
5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)
6. Строки состояния.
Рис. 33 Элементы окна приложения
Одной из основных возможностей Microsoft Excel является возможность ввода формул для произведения различных расчетов. Кроме того, что пользователь может вводить произвольные формулы для расчетов, в Microsoft Excel также существуют встроенные функции (Рис. 34). Для вставки встроенной функции, необходимо выбрать на рабочем листе ячейку, в которую будет вставлена функция, затем перейти на вкладку «Формулы» и нажать кнопку «Вставить функцию». После этого откроется всплывающее окно «Мастер функций», в котором пользователю предлагается выбрать нужную функцию.
Рис. 34 Встроенные функции Microsoft Excel
В открывшемся окне есть возможность выбрать функцию из полного алфавитного списка ли искать необходимую функцию с разбиением по группам (Рис. 35). Для того, что выбрать какую – либо группу функций, необходимо раскрыть поле со списком «Категория» и выбрать необходимую категорию функций. В качестве примера выберем категорию «Математические» (Рис. 35). Если вы знаете название функции в Microsoft Excel, то можно использовать поиск по имени функции. Для этого необходимо в поле «Поиск функции» ввести полное имя функции или его часть и нажать кнопку «Найти».
Рис. 35 Окно «Мастер функций». Выбор категории функций
После того, как категория функций выбрана, отобразятся отдельные функции в этой категории. В качестве примера выберем самую первую функцию «ABS», которая возвращает модуль числа. Под списком функций отображается описание выделенной в списке функции (Рис. 36). Для подтверждения выбора текущей функции необходимо нажать кнопку «Ок».
Рис. 36 Окно «Мастер функций». Выбор функции
После того, как функция выбрана, откроется окно «Аргументы функции» (Рис. 37). В этом окне необходимо ввести числа или диапазон ячеек, к которым будет применена функция, то есть числа, модуль которых необходимо найти. Можно ввести число с клавиатуры или же выделить диапазон ячеек на рабочем листе Microsoft Excel. Для того чтобы ввести диапазон ячеек, можно выделить их прямо на рабочем листе (щелкнуть левой клавишей мыши по самой первой ячейке и, удерживая клавишу, потянуть мышкой вниз до последнего значения, затем отпустить). Если ячейки со значениями не видны, нажать на кнопку справа от поля «Число», после чего окно «Аргументы функции» свернется (Рис. 38).
Также можно ввести имена ячеек вручную используя латинские буквы и цифры, при этом двоеточием «:» разделяются начало и конец диапазона смежных ячеек, а точкой с запятой «;» обозначаются не смежные диапазоны ячеек. То есть запись «А2:В8» будет означать, что выделен диапазон ячеек начиная с ячейки «А2» до «В8»- всего 14 ячеек. Запись «А2;В8» будет означать, что выделено всего две ячейки «А2» и В8».
Рис. 37 Окно «Аргументы функции». Ввод значений
Рис. 38 Свернутое окно «Аргументы функции
В качестве примера выберем ячейку А3 со значением «-1». Справа от поля «Число» отображается значение выбранной ячейки, ниже отображается будущий результат после вставки функции (Рис. 39).
Рис. 39 Пример ввода аргументов для функции
После того, как ввод значений завершен, необходимо нажать кнопку «Ок» (Рис 39).После этого в выделенной в самом начале ячейке появится функция (В3). Вставленную функцию (формулу) можно применить к смежным ячейкам, для этого формулу нужно «растянуть». Если навести курсором на правый нижний угол ячейки, курсор изменит вид на черный крестик , с помощью этого можно «растянуть» формулу на смежные ячейки. Необходимо нажать левую клавишу мыши и удерживая ее потянуть мышкой вниз до последней ячейки, в которую введено число (В8) и отпустить клавишу (Рис. 40). Теперь функция возвращающая модуль числа внесена в ячейки с «В3» по «В8» (Рис. 41).
Рис. 40 Рабочий лист. Применение функции к другим ячейкам
Рис. 41 Результат применения функции для других ячеек